Інколи бракує чарівної палички або додаткових годин у добі, щоби встигати за дедлайнами й ефективно розпланувати робочий день. Звісно, жоден сервіс не розв’яже усі проблеми однією кнопкою. Але, зрозумівши потреби своєї команди й основні функції та відмінності різних програм і застосунків, можна зібрати свій арсенал, який допоможе швидко й легко виконувати різноманітні завдання.
Ділимося з вами корисними застосунками, які допоможуть керувати робочим процесом із максимальною продуктивністю — управляти проєктами, синхронізувати команду, вимірювати витрачений час і продуктивність, вести списки справ. Якщо якийсь із них став вам у пригоді чи навпаки не сподобався — пишіть про свої враження на mail@mediamaker.me.
Багатофункціональні сервіси для планування
Notion
Як працює? Універсальний інструмент, у якому можна створювати різні типи документів, списків завдань, календарів, баз знань тощо. На сторінки Notion можна вставляти зображення, відео, файли, аудіо, таблиці тощо, щоб створювати комплексні інтерактивні документи. Сервіс підтримує спільну роботу користувачів у реальному часі над проєктами й нотатками.
Команда й користувачі Notion пропонують велику кількість готових шаблонів для різних сфер: управління проєктами, особисті нотатки, планування подорожей тощо. Це полегшує початок роботи.
Сервіс підтримує інтеграцію з іншими популярними інструментами, такими як Google Drive, Dropbox, Slack.
Читайте більше про функції та випадки використання Notion.
Скільки коштує? У безплатному варіанті — до 10 гостей і необмежена кількість блоків. Перший платний тариф Plus — $10 за користувача на місяць, або $96 за рік. Тариф «Business» — $18 за користувача на місяць або $180 за рік. Тариф «Enterprise» передбачає індивідуальні плани та функції для великих підприємств
xTiles
Як працює. Український сервіс пропонує спільний робочий простір для планування, організації проєктів та спільної роботи над матеріалами й ідеями. Можна організовувати контент у різних форматах: додавати нотатки, чеклисти, покликання, зображення та файли на сторінках у довільній формі. Сюди можна інтегрувати свій Google-календар, синхронізувати канали у Slack та сховище на Google Диску. Легко керувати кількома проєктами та командами завдяки розділеним робочим просторам й адаптувати проєкти до будь-якої структури команди.
Читайте докладніше про шаблони та приклади використання xTiles.
Скільки коштує. $10 на місяць.
Trello
Як працює? Це інструмент для керування проєктами на основі канбан-дощок. Користувачі можуть створювати картки для завдань, переміщати їх між колонками-статусами, наприклад, «Заплановано», «У процесі», «Завершено», призначати відповідальних осіб та встановлювати терміни виконання. У кожну картку можна додавати опис, додаткові коментарі, прикріплювати файли й покликання тощо.
Trello підтримує інтеграцію з Google Drive, Dropbox, Slack, Evernote та іншими сервісами для зручного обміну інформацією та автоматизації робочих процесів.
Читайте, як працювати з проєктами й автоматизувати робочий простір у Trello.
Скільки коштує? Доступна безплатна версія для окремих осіб або команд. Невеликі команди можуть оформити стандартну підписку за $5 за місяць. Преміумпередплата коштує $10 за місяць. Вона підійде для команд, яким потрібно відстежувати та візуалізувати кілька проєктів кількома способами, включаючи дошки, часові шкали, календарі тощо. Найдорожчий тариф обійдеться в $17,50 за користувача за місяць або $210 за рік.
Двічі на тиждень надсилаємо медіамейкерам найефективніші інструменти й поради, а також новини й можливості. Долучайтеся!
Asana
Як працює? Asana дає змогу створювати та призначати завдання, змінювати статуси та пріоритетність, встановлювати терміни і відстежувати прогрес у різних представленнях проєкту (канбан, діаграма Ганта тощо). Можна створювати стандартизовані форми для внутрішніх запитів чи шаблони для повторюваних проєктів.
Користувачі можуть генерувати звіти для оцінки продуктивності своєї команди, бачити завантаженість співробітників і трекати час, необхідний на виконання завдань.
Asana підтримує інтеграцію з різними інструментами та сервісами, такими як Google Drive, Slack, Microsoft Teams.
Читайте про варіанти використання та усі функції.
Скільки коштує? Безплатна версія Asana має базові функції, а платні тарифи пропонують додаткові інтеграції, звіти, розширений доступ до функцій управління проєктами тощо. Тариф «Starter» — $13,49 щомісячно або $131 за рік. Тариф «Advanced» — $30,49 за місяць або $299 за рік.
Worksection
Як працює? Worksection дозволяє створювати проєкти, розділити їх на завдання та підзавдання, призначати відповідальних користувачів та встановлювати терміни виконання. Користувачі можуть спільно працювати над завданнями, обмінюватися ідеями, коментарями та файлами, що полегшує співпрацю в команді.
Сервіс дає змогу вести документацію проєктів, створювати звіти про виконання завдань та аналізувати продуктивність команди, зокрема трекати робочий час. З цікавого тут є інтерактивна Діаграма Ганта, яка показує усі завдання проєкту, терміни та відповідальних на зручній шкалі часу.
Worksection забезпечує захист даних та інформації про проєкти, використовуючи сучасні методи шифрування та безпеки. Платформа підтримує інтеграцію з різними інструментами та має вбудований календар.
Скільки коштує? Базова підписка — $2,6 за одного користувача на місяць із доступом для 20 користувачів і такої ж кількості проєктів. Бізнес-тариф — $2,2 для 50 користувачів і проєктів. Преміум надає необмежену кількість проєктів за $4,5.
ClickUp
Як працює? Ви можете використовувати ClickUp для управління завданнями, проєктами, збереження нотаток, спільної роботи над документами та багато чого іншого. ClickUp дає змогу створювати завдання, призначати їх учасникам команди, встановлювати терміни виконання, додавати пріоритети, мітки, вкладати підзавдання та вести обговорення прямо у завданнях. Користувачі можуть організовувати свою роботу у вигляді проєктів, структуруючи їх на категорії та підпроєкти. Завдання можна групувати за списками, дошками (для Kanban-подібного управління), таблицями та іншими форматами.
Можна використовувати готові шаблони, створювати власні представлення, додавати спеціальні поля та використовувати розширені фільтри для організації роботи. Платформа інтегрується з інструментами, такими як Google Drive, Slack, GitHub, Zapier, і багатьма іншими.
Читайте більше про оптимізацію простору та функції ClickUp.
Скільки коштує? Безплатний тариф надає необмежену кількість завдань, двофакторну автентифікацію, спільні документи, чат у реальному часі, перегляд календаря, запис відео в програмі та підтримку 24/7. Тариф «Unlimited» коштує $7 за місяць та тариф «Business» $12.
Сервіси для нотаток і списків справ
Todoist
Як працює? У сервісі можна створювати списки справ і завдань, розподіляти їх за проєктами, дедлайнами, пріоритетами та іншими параметрами. Можна додавати дедлайни та нагадування про них. У Todoist можна вести спільні проєкти та призначати завдання. Сервіс візуалізує вашу продуктивність і дає змогу переглядати історію активності.
Todoist доступний як десктоп-версія й розширення для браузера, а також як застосунок для телефона та смартгодинника. Також доступні 80+ інтеграцій, зокрема Google Drive, Dropbox, Zapier, Evernote та Slack.
Дізнавайтеся більше про функції та шаблони Todoist.
Скільки коштує? Безплатний тариф Beginner надає тиждень історії активності, п’ять особистих проєктів, швидке додавання та відображення списків та дощок, підключення Email, календарів. Тариф Pro — $4 на місяць — надає 300 особистих проєктів. відображення в календарі, нагадує про завдання та дедлайни, а ще доступний ШІ-асистент. Тариф Business за $6 на одного учасника пропонує спільний робочий простір для команди, включно з 500 проєктами й 1000 папок у проєкті.
Evernote
Як працює? Популярна програма для створення, організації та збереження нотаток, списків, заміток, фотографій та іншого контенту. Evernote дозволяє організовувати нотатки у вигляді блокнотів, розділів, сторінок та тегів, що полегшує навігацію та пошук необхідної інформації. Нотатки в Evernote синхронізуються між різними пристроями. Тут можна швидко знаходити потрібну інформацію за ключовими словами, тегами та іншими параметрами.
Користувачі можуть надавати доступ для перегляду або редагування іншим користувачам, що робить Evernote зручним інструментом для спільної роботи в команді. Інтегрується з багатьма іншими сервісами та інструментами.
Дізнавайтеся, чому користувачі вибирають Evernote та як використовують.
Скільки коштує? Безплатна версія обмежується 50 нотатками. Найдешевший тариф «Особистий» коштує 115 грн за місяць або $129,99 за рік, дає змогу створювати до 100 000 нотаток і 1000 блокнотів та 10 Гб щомісячного завантаження. Професійний тариф — 139 грн за місяць або $169,99 за рік. Й найдорожчий командний тариф можна придбати за 279 грн за місяць або $249,99. Він надасть змогу створювати до 500 000 нотаток і 10 000 блокнотів, а також 20 ГБ завантаження на місяць + 2 ГБ на користувача.
Workflowy
Як працює? Підходить для тих, хто шукає простий та ефективний спосіб організації інформації, створення списків завдань і спільної роботи над ними.
Один з основних принципів Workflowy — необмежена вкладеність списків. Тобто ви можете створювати складні кількарівневі списки, що полегшує організацію великої кількості інформації. Workflowy має мінімалістичний та зрозумілий інтерфейс, що дає змогу швидко створювати, редагувати та переглядати списки завдань та іншу інформацію, додавати ключові слова та теги до елементів списків, щоб легше шукати та організовувати ваш контент.
Дивіться ще більше функцій та шаблони.
Скільки коштує? Є безплатний тариф, що включає доступ до всіх функцій, місячний ліміт маркерів, обмеження завантаження файлу 100 Мб, основні параметри спільного доступу й підтримку. Workflowy Pro коштує $4,99 на місяць без будь-яких обмежень.
Microsoft OneNote
Як працює? Microsoft OneNote є програмою для створення та організації нотаток, заміток, списків, розкладів, малюнків та іншого контенту. OneNote дозволяє організовувати нотатки у вигляді розділів, сторінок і блокнотів, що полегшує навігацію та пошук необхідної інформації. Нотатки в OneNote автоматично синхронізуються через обліковий запис Microsoft, щоб ви могли отримати доступ до них з будь-якого пристрою з підключенням до інтернету. Також сервіс підтримує додавання тексту, зображень, таблиць, відео, звукових файлів, малюнків, діаграм та інших елементів для створення різноформатних нотаток.
OneNote має інструменти пошуку й фільтрації, щоби швидко знаходити необхідну інформацію, а також теги для позначення та організації нотаток. Сервіс інтегрується з іншими продуктами Microsoft, такими як Microsoft Teams, Outlook, SharePoint.
Читайте більше про функції тут.
Скільки коштує? Безплатна та входить у пакет Microsoft Office.
Google Keep
Як працює? Онлайн-служба від Google, де користувачі можуть зберігати нотатки, списки завдань, фотографії, аудіозаписи та інші важливі дані. Має простий та зручний інтерфейс, що дозволяє легко створювати нові записи.
Доступні голосові нотатки — для цього треба натиснути на значок мікрофона. Надиктоване можна зберегти у вигляді аудіозапису чи транскрибувати його в текст.
Користувачі можуть організовувати свої нотатки за кольорами, мітками й категоріями, щоб швидко знаходити необхідну інформацію. Google Keepозволяє ділитися нотатками з іншими користувачами, надавати спільний доступ до списків завдань та спільно працювати над проєктами, а також інтегрується з іншими сервісами Google.
Скільки коштує? Безплатно.
Як користуватися розширенням Google Keep для Chrome
Any.do
Як працює? Користувачі можуть створювати списки завдань, щоби планувати свою робочі й особисті справи на кожен день. Можна спільно працювати над завданнями та списками з колегами, друзями або родиною. У Any.do є можливість поділити завдання на підзавдання для більшої деталізації та контролю.
Програма дозволяє додавати завдання та нагадування за допомогою голосових команд. Користувачі можуть встановлювати пріоритети для завдань та планів, допомагаючи керувати своїм часом більш ефективно.
Програма доступна як у застосунках для смартфонів і смартгодинників, так і для десктопу та розширенням у браузері.
Читайте більше про управління проєктами та функції
Скільки коштує? У безплатній версії доступні завдання та списки, нагадування, календар, щоденний планувальник і синхронізація між пристроями. Тариф «Преміум» — $5 на місяць додає функції на основі AI, сімейний (для 4 учасників) і та командний тарифи по $8 на місяць, що надає спільну робочу область, необмежену кількість дощок проєктів та кількість членів команди, а також 100 шаблонів робочих процесів.
TickTick
Як працює? TickTick дає змогу встановлювати нагадування для завдань, щоб не пропустити важливі терміни й події. Користувачі можуть ділитися завданнями та проєктами з іншими користувачами, надавати доступ для спільної роботи та спілкування. Сервіс має вбудований календар, що дозволяє планувати події, ставити завдання на конкретні дати та відстежувати графік виконання. Програма підтримує інтеграцію з іншими популярними сервісами та інструментами, такими як Google Calendar, Google Drive, Evernote, Trello.
Деякі версії TickTick мають інтелектуальні функції, такі як автоматичне планування завдань за пріоритетами та часом, нагадування про відповідний час для виконання завдань тощо.
Усе про функції TickTick шукайте тут.
Скільки коштує? Доступно безплатно, але також має преміумпідписку $3 за місяць або $35.99 за рік — для розширення можливостей.
Сервіси для відстеження робочого часу
Toggl Track
Як працює? Основна функція — відстеження робочого часу. Користувачі можуть запускати таймери для різних завдань і проєктів. TickTick дає змогу організовувати роботу за проєктами й клієнтами, надає звіти та аналітичні дані про те, як ви витрачаєте свій робочий час. Це допомагає аналізувати продуктивність, виявляти тенденції та вдосконалювати робочі процеси.
Сервіс інтегрується з багатьма популярними інструментами та сервісами, такими як Asana, Trello, Google Calendar, Slack та інші. Є функції для командної роботи, такі як обмін даними проєктів та звітів, спільне відстеження часу на загальних завданнях.
Дізнавайтеся більше про функції та випадки використання.
Скільки коштує? Безплатно до п’яти користувачів або від $9 за 1 користувача на місяць, щоби зберігати налаштовані звіти для швидкого перегляду, оцінювати час проєкту, використовувати попередньо заповнені шаблони проєктів.
Clockify
Як працює? Цей таймтрекер працює за методом Pomodoro — 25-хвилинні періоди роботи чергуються з п’ятихвилинними перервами. Користувачі можуть створювати таймери для різних завдань, проєктів та роботи. Можна створювати окремі проєкти, встановлювати терміни та обсяги робіт.
Після відстеження часу Clockify надає звіти й аналітичні дані про те, як ви витрачаєте свій робочий час. Це допомагає аналізувати продуктивність, виявляти тенденції та вдосконалювати робочі процеси. Інтегрується з різними інструментами та сервісами, такими як Asana, Trello, Slack, Google Calendar та інші.
Більше про функції та як використовують Clockify.
Скільки коштує? Є безплатна версія з базовими функціями для відстеження робочого часу й управління проєктами. Платні тарифи з розширеними можливостями стартують від $3,99 на місяць.
Forest
Як працює? Застосунок для управління часом і підвищення продуктивності також працює за принципом Pomodoro. Доступний для мобільних пристроїв на базі iOS та Android. Головна ідея застосунку — допомогти людям зосередитися на роботі, уникнути розсіювання уваги та підвищити продуктивність, особливо під час навчання або роботи. Коли ви встановлюєте час для концентрації, наприклад, під час виконання завдання, застосунок починає вирощувати віртуальне дерево на вашому екрані. Якщо ви вийдете з нього, щоб перевірити соціальні мережі чи інші заборонені вами перед цим сайти, ваше дерево припинить рости.
Коли користувачі досягають своїх цілей концентрації, то отримують нагороди у вигляді нових видів рослин для свого віртуального лісу. Також Forest надає звіти про те, скільки часу ви приділили сконцентрованій роботі.
Скільки коштує? Безплатний — працює як розширення для Google Chrome з обмеженою функціональністю. Мобільний застосунок для iOS коштує $1,99.
Усе про застосунок дізнавайтеся тут.
