Щоб реалізувати нові чи продовжити наявні проєкти, медіа можуть знайти додаткові кошти через донорів. Цей процес називається фандрейзингом. Попри легку, на перший погляд, процедуру, різні аспекти та етапи перемовин потребують багато зусиль. 

З чого почати? Де шукати донорів та як із ними комунікувати? На які конкурси подаватися та які базові документи треба зібрати заздалегідь? Відповіді на ці та інші питання дала Ольга Труфанова — менеджерка з багаторічним досвідом роботи із грантовими заявками й консультування медіа стосовно грантів у межах Media Development Foundation та інших організацій — під час лекції для представників регіональних медіа в межах проєкту Community Leaders від MDF.

Фандрейзинг — це процес збору коштів для фінансування проєкту, ініціативи чи структури в цілому, завдяки якому громадські організації чи товариства з обмеженою відповідальністю отримують донорське фінансування. Останнім часом фандрейзинг став важливою частиною фінансової стабільності українських медіа. 

Фандрейзинг: із чого почати? 

За словами Ольги Труфанової, на цьому ринку завжди була конкуренція, але зараз вона на піковому рівні. Тож усі, хто хоче знайти фінансування для свого проєкту, мають знати основні правила пошуку донорів, заповнення заявок, формування теки документів тощо. 

Донори готові приймати заявки тільки від громадських організацій (не від ТОВ). У медіа є два варіанти, як розв’язати це питання.

1. Приєднатися до однієї із зареєстрованих ГО. У такому разі бажано, аби в неї вже була грантова історія. Щоб пов’язати медіа та організацію, потрібно підписати меморандум про співпрацю на безплатній основі.
2. Створення власної ГО. Цей варіант кращий для майбутнього медіа, адже так можна почати своє портфоліо із вдалими фандрейзинговими кейсами.

Як правильно зареєструвати ГО

Якщо медіа наважилося на такий крок, варто пам’ятати, що в назві ГО не має бути згадок про тимчасово окуповані території. Також ні банк, де відкритий рахунок організації, ні сама реєстрація не можуть бути на тимчасово окупованих територіях. 

Згодом у заявці на конкурс потрібно описувати вже не ГО, а медіа. Також спікерка попереджає, що донор може запросити в організації реєстрацію на спеціальній платформі для підрядників sam.gov. Процес верифікації там може зайняти кілька місяців, тож із цим не варто зволікати. Після створення облікового запису збережіть паролі для доступу до своїх профайлів.

Фандрейзер — не чарівна паличка

Якщо донорська підтримка — головне чи навіть єдине джерело фінансування медіа, найімовірніше, йому доведеться змінити внутрішні процеси. Можливо, потрібно залучити окрему людину (фандрейзера), яка займеться винятково цими питаннями. Переважно доступність такої опції залежить від розміру фінансування. 

Якщо вдасться знайти фахівця з фандрейзингу, варто розуміти, що робота із грантами вимагає багато часу, ресурсу та зусиль, тому редакція має бути готовою делегувати та розподіляти роботу над заявками.

Ба більше, фандрейзер — людина, яка «виписує» проєкт, а не одноосібний креативник.

Тому не варто покладати на нього генерування ідей для грантів — за це має відповідати команда. 

Також можна залучити тимчасового консультанта — людину, яка спеціалізується на написанні заявок. Утім, знайти такого фахівця дуже складно. Єдиний вихід — «виростити» його самостійно з людини з відповідними навичками.

Якими мають бути перші кроки організації: 

• створення плану фандрейзингу з параграфами про довготермінові завдання;
• узгодження дій на певний період (краще прописувати плани на рік, використовуючи наявний операційний план); 
• пошук оголошень про гранти; 
• перші контакти з потенційними донорами (навіть якщо немає зворотного зв’язку); 
• подання великої кількості заявок (навіть у досвідчених ГО максимальне співвідношення позитивних відповідей від донорів — 3:10)

Конкурси на отримання грантів: як перемогти? 

Підготовку до конкурсів можна почати, виконавши низку основних вимог:

• визначити юридичну особу, яка вказуватиметься в заявці; 
• відкрити мультивалютний рахунок у банку; 
• підготувати теку з документами, які можуть знадобитися меценатам;
• зібрати в одному місці (наприклад, на Google-диску) всі попередні заявки. 

Важливий момент — потрібно розподілити ролі в організації, наприклад, одна людина може писати заявку для донора, а інша — складати бюджет. 

Які документи потрібно підготувати для конкурсів?

• статут ГО двома мовами (українською та англійською); 
• довідку про неприбутковість двома мовами (лише для громадських організацій); 
• витяг про реєстрацію двома мовами;
• реквізити;
• опис медіа; 
• перелік членів команди медіа; 
• перелік політик і процедур; 
• стратегічний план; 
• операційний план (більш докладний та конкретний, якщо порівнювати зі стратегічним); 
• остання бухгалтерська звітність;
• бюджет медіа;
• облік грантів; 
• штатний розклад (автори, які є обличчям редакції);
• перелік публікацій, що мали суспільний резонанс. 

За словами Труфанової, організаціям краще використовувати проактивний фандрейзинг, тобто відправляти донорам заявки, не чекаючи конкурсів. Обрати потрібно кількох потенційних донорів, бо це збільшує шанси організації на отримання позитивної відповіді. Ба більше, свої концепти варто відправляти навіть тоді, коли медіа не впевнені, що відповідають критеріям конкурсу. 

План фандрейзингу — запорука успіху

Ольга Труфанова рекомендує скласти план фандрейзингу на основі операційного плану. Він має містити аналіз бюджету організації, списки «проєктів мрії», (пере)оцінку донорської бази, календар дедлайнів і комунікаційні завдання для роботи з донорами. План має складатися з таких пунктів:

• розподіл активностей за пріоритетами;
• джерела та методи фінансування;
• класифікація та список донорів;
• категорії підтримки;
• план комунікації з донорами.

Аби підготувати план фандрейзингу, потрібно спершу проаналізувати його торішній зразок, якщо він є, щоб визначити, що вдалося реалізувати, а що ні.

Можна зберегти також список раніше поданих заявок та їхній статус й аналіз розподілу надходжень із різних джерел і між різними донорами.

Також спікерка радить додавати в заявлені витрати адміністрування проєктів — оплату за оренду, інтернет, бухгалтерський облік тощо. 

Основою нового фандрейзингового планування може стати робочий план на рік із прописаними новими завданнями. Також у документі треба дописати загальний бюджет, розподілений між різними видами діяльності чи проєктами. Якщо цих двох складників немає, до плану можна додати лист бажань і планів щодо загальної мети організації й щодо окремих видів контенту (наприклад, серія публікацій на задану тематику).

О, чудо: як не втратити донорів, якщо на заявку відгукнулися одразу кілька з них

Список потенційних донорів можна зібрати через рісьорч в інтернеті, на сайтах посольств, у медіа, які вже отримують гранти (дані про це є у фінансових звітах у відповідному розділі на сайті чи в дисклеймерах  наприкінці матеріалів), на порталах ГУРТ, «Громадський простір», «Інтерньюз Україна», «Українська академія преси», «Єднання». Для цього також можна зареєструватися на ресурсах державних тендерів і конкурсів.

Часто трапляються випадки, коли на проєкти відгукуються одразу кілька донорів, розповідає Труфанова. Головне — знайти пропозицію, яка задовольнятиме обидві сторони. На такі випадки треба мати запасний план. Наприклад, запропонувати одному з благодійників щось унікальне, аби він не міг відмовитися. Ще варіант — погодитися на співпрацю з обома, пообіцявши робити вдвічі більше роботи і, як наслідок, отримати кращий результат. Водночас не варто обіцяти донору більше, ніж може зробити медіа.

Відмовляти донорам не можна в жодному разі. Адже якщо вони прийняли заявку, це означає, що кошти вже зарезервовані за тією чи іншою організацією.

Обов’язковий моніторинг результатів 

Через деякий час після укладення договорів перед медіа постане питання про те, як здійснювати моніторинг реалізації проєкту для донора. Обов’язково треба визначити людину, яка за це відповідатиме, а чи варто виділяти на це окреме фінансування — залишається на розгляд ГО. 

Труфанова наголосила, що головне правило моніторингу — занотовувати. Потрібно зберігати всі коментарі, лінки й реакції, будь-який фідбек, а також показники, які цікавлять донорів. Наприклад, кількість публікацій. Найкраще тримати всю інформацію на будь-якому зі сховищ, аби в потрібний момент документ був під рукою. 

Інституційна підтримка й фінансування проєктів — не одне й те ж

Інституційна підтримка є дуже рідкісним явищем, наголошує експертка. Це вид фінансування проєктів і програм, спрямованих на досягнення певної мети. Її перевага — стабільне фінансування протягом тривалого періоду. Для отримання такої підтримки організації мають не лише представити свої політики, процедури та аудит, але й відповідати низці окремих вимог, що створює складнощі для недосвідчених і малих ГО. 

Найкращий варіант для медіа здобути інституційну підтримку — успішні проєкти, після яких донор сам може запропонувати співпрацю.

Що стосується фінансування проєкту, то тут ідеться про допомогу, надану на конкретний задум (його можна «вигадати» під цілі конкурсу, в якому бере участь ГО), програму чи на підтримку роботи організації. Розмір цього фінансування може бути різним і зростати через збільшення кількості донорів.

Що медіа варто знати про донора, в якого бере гроші

Підтримка донора допомагає організаціям втілювати соціальні проєкти (які приносять користь, але мають низький комерційний потенціал), отримувати додаткове фінансування для медіа, які вже існують, а також змінювати роботу редакцій завдяки консультаціям і тренінгам. 

«Чому я маю віддати свої гроші?»

Варто розуміти, що донори не фінансуватимуть команду тільки через те, що вона класна. Підтримувати той чи інший проєкт їх спонукає власна зацікавленість у ньому. «Підкупити» донорів може вплив, який медіа має на суспільство чи принаймні на свою аудиторію.

Є кілька умов, за яких ГО може отримати підтримку донора. Медіа має довести, що транслюватиме меседжі донорської організації, пояснюватиме процеси, в яких вона зацікавлена, і сприятиме змінам у суспільстві. Значення має також величина аудиторії. Тут діє правило «чим більше — тим краще». 

Грант — не подачка, а медіа — не жебрак 

Одне з основних правил фандрейзингу полягає в тому, що гроші, які ГО чи ТОВ отримують від донорів — це оплата праці, а співпраця між сторонами відбувається на партнерських засадах. 

Труфанова попереджає, що гроші ніколи не можна просити.

Замість цього організації мають розповісти, яку роботу за ці кошти пророблять, яка користь буде від неї (щонайменше інформування) та як це змінить суспільство. Можна спрогнозувати й те, якими будуть наслідки відсутності цієї допомоги, що також може мати вплив на соціум і змінити його. 

Комунікація з донором — те, на що варто звернути увагу 

Важливо правильно комунікувати з донором. Для цього Ольга Труфанова дала кілька рекомендацій із власного досвіду. Потрібно:

• проаналізувати інформацію про донора, аби визначити його пріоритети та цілі, а у своїй заявці згодом використати ті ж терміни, якими він оперує;
• зробити файл зі списком публікацій, які мали суспільний резонанс;
• використовувати в заявці так звані powerful words: «більше», «краще», «менше», «покращено», «амбасадори» тощо; 
• переконати донора, що запропонований проєкт здатний впровадити зміни в тих сферах, якими він опікується; 
• підготувати документ-презентацію про медіа; 
• розповідати про свої досягнення в соцмережах; 
• брати участь у неформальних і формальних галузевих івентах.

Варто розуміти, що донори (які, до речі, спілкуються між собою) не хочуть мати справу з організаціями із сумнівними репутаціями. Тому перш ніж підписати контракт, вони збирають усю доступну інформацію про організацію та моніторять контент медіа на наявність джинси й немаркованої реклами (й обов’язково її знайдуть, якщо така є). 

Для цього потрібно грати на випередження — розмістити на своєму сайті інформацію про власників, структуру та команду, а також стандарти, яких дотримується редакція.

На спілкування з донорами впливає також дотримання дедлайнів і вчасні відповіді на листи. Не менш важливою є відкритість між партнерами — коли медіа не лише звітує про успіхи, але й повідомляє про труднощі. Наприклад, якщо не вдається реалізувати той чи інший слот проєкту вчасно, чи в домовлені терміни отримати обіцяні цифри трафіку.

Донори та рекламодавці можуть співіснувати 

Ольга Труфанова наголошує, що медіа мають право одночасно з отриманням донорського фінансування продавати та розміщувати рекламу. Ба більше, інколи благодійники самі закликають до пошуку альтернативних джерел підтримки.

Головне — аби не було джинси, а рекламу відповідно маркували.

Якщо медіа хоче перестрахуватися, то може розказати донору про рекламу, яку вже публікує на сайті. Та робити це краще після того, як підпишете контракт, радить Труфанова. Якщо ж ідеться про інституційну підтримку, про це також варто попередити рекламного замовника. Також ГО має чітко розуміти та пояснити донору, на що підуть грантові гроші, а на що — рекламні.