Для багатьох редакцій, зокрема тих, що лише починають, фінанси здаються болем — окрім безперервного потоку новин, відряджень, створення унікального контенту, перепакування для соцмереж, залучення авдиторії, потрібно заробляти. І чим більша кількість людей у штаті — тим страшнішими здаються фінансові документи, адже робота із грошима охоплює широкий спектр завдань: від планування і контролю за витратами до оптимізації доходів й управління ризиками.
Ефективне управління фінансами, розуміння структури витрат і доходів та вдумлива робота з документами допоможе медіа впевненіше триматися в нестабільних умовах медіаринку, криз і війни. Фінансовий менеджер Media Development Foundation Дмитро Міцевич розповів про базові речі, які мають знати редакції про фінанси в бізнесі.
Бізнес і медіабізнес: спільне й відмінне
З погляду заробітку, медіа здебільшого нічим не відрізняється від звичайного класичного бізнесу: редакція створює продукт (контент), який надає цільовій авдиторії (читачам/слухачам/глядачам), за який вони платять або ні. Також доступ до авдиторії продається рекламодавцям.
Проте в медіабізнесі, на відміну від класичного, важче спрогнозувати попит на продукт. У цьому випадку «попит не породжує пропозицію». Тому зрозуміти, чому від медіа може відмовитися рекламодавець, а читач — перестати далі передплачувати видання, важче. Тож важче керувати й фінансами.
Доходи й витрати
Задача керівника/ці медіа — зробити редакцію прибутковою. Водночас прибуток не дорівнює доходу. Дохід — це всі гроші, які компанія отримала за певний період часу. Прибуток — це різниця між доходами й витратами.
Медіа має три основні категорії витрат:
- люди (персонал);
- адміністративні витрати: оренда офісу, машини, інтернет, хостинги тощо;
- технічне забезпечення.
Проте це лише загальні категорії витрат. Редакції мають зважати на власні потреби, які треба закласти у своєму річному бюджеті.
Крім того, витрати діляться на постійні та змінні. До постійних належить оренда приміщення й зарплати для штатних працівників (бо рахунки й гонорари потрібно платити незалежно від кількості рекламодавців чи підписників), а до змінних, наприклад, оплата фрилансерів (бо ми самі регулюємо ці витрати).
Читати більше: Як обрати найкращу модель монетизації для свого медіа? Оглядаємо можливі варіанти
Хто відповідає за фінанси в редакції?
Фінансове планування — це безперервний процес. Найкраще переглядати їх щокварталу.
Людина, яка відповідає за те, щоб всі рахунки були оплачені, а зарплата приходила вчасно та в повному обсязі, може бути будь-хто з редакції. Усе залежить від того, яка організаційна структура в конкретному медіа (зокрема, чи є в редакції бухгалтер). Ця людина має знати базові речі про фінанси: принципи фінансового планування, особливості надходження коштів від донорів чи інших доходів.
Є дві основні моделі керування фінансами:
- Коли фінансовий директор чи бухгалтер повністю керує фінансами в організації, контролює надходження й видатки. Директор організації лише підписує документи й ознайомлюється зі звітами, періодично контролюючи процеси.
- Коли фінансисти готують документи, а керівник організації переглядає їх і підтверджує оплату.
Обидві моделі мають недоліки. Найкраще для роботи з фінансами — подвійна відповідальність. Це два підписи на документах — фінансового директора, або менеджера, який готує всі фінансові операції, та підпис керівника організації, який передивляється все й затверджує.
Якщо редакція має невеликий дохід і не працює із грантами, то простіше віддати бухгалтерію на аутсорс і зосередитися лише на виготовленні контенту. Вони беруть цю роботу повністю під ключ: керують, звітують, нараховують, перераховують. Якщо медіа можуть робити поточну роботу з виплатою зарплат чи оплатою рахунків самостійно (без бухгалтера), то віддати на аутсорс можна складніші фінансові задачі. Наприклад, звіти до податкової інспекції. Також можна скористатися послугами фінансиста, залученого проєктно. Якщо редакція працює із грантами, то краще мати свого бухгалтера.
У будь-якому випадку треба оцінювати завантаженість команди й вартість послуг.
Фінансова політика й основні документи
Щоб отримувати гранти, обов’язково зареєструвати громадську організацію. Грантові кошти мають виплачуватися безготівково, а організація має бути неприбутковою, аби ці кошти не підлягали оподаткуванню. Якщо медіа хоче чітко налагодити процеси, треба розробити для себе правила поведінки стосовно фінансів. Їх описують у фінансовій політиці.
Проте наявність фінансових політик важлива не лише для отримання грантів, а й для ефективної роботи організації. Вони можуть узгоджувати такі процеси:
- порядок здійснення закупівель;
- антикорупційну політику;
- порядок здійснення платежів;
- облікову політику;
- політику відряджень тощо.
Для розуміння фінансового стану організація може використовувати три основні документи:
- P&L (profit & losses) — документ який відображає фактичні фінансові результати за певний період; використовується для оцінки ефективності.
- CashFlow — документ, де можна побачити поточний рух коштів в організації.
- Річний бюджет — документ для планування доходів і видатків організації.
Ці документи можна оптимізувати залежно від підходів до фінансового планування, можливостей і потреб конкретної організації.
Фінансовий план
Будь-який бізнес мусить мати документ із фінансовим плануванням. Це перелік усіх витрат (офісні потреби, зарплати працівникам тощо), які мають відбутися протягом певного періоду. Зазвичай, фінансові витрати планують на рік.
Краще мати поганий фінансовий план, ніж не мати його взагалі.
У документі потрібно визначити, що та яким чином із прописаного покриватиметься(якщо є кілька джерел доходу). Для цього можна використати діаграму Ганта, дописавши потрібну суму витрат для конкретних періодів.
Редакція завжди має чітко розуміти, скільки вона витрачає на продукти, які виготовляє: завдяки цьому можна оцінити, на який дохід розраховувати, адже фінансовий план — це не тільки витрати, але і прогноз доходів.
Прописавши витрати, редакції легше визначити пріоритетні напрями. Наприклад, на що потрібно фандрейзити насамперед, або який проєкт зможе запустити, якщо монетизує YouTube.
Звіти
Робота з фінансовою звітністю залежить від організаційно-правової форми організації. Зокрема, чи є в організації наймані працівники, чи є вона платником ПДВ, і загалом формату юридичної особи: громадська організація, товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ), приватне підприємство (ПП) тощо. Ще важливо, яка система оподаткування: загальна чи спрощена.
Наприклад, для ТОВ або ПП потрібно один-два звіти протягом кварталу (раз на три місяці), ГО подає один звіт на рік, якщо немає найманих працівників.
Є програми, які допомагають із фінансовою звітністю. Наприклад, Taxer (має безплатну обмежену версію або повну платну), або Sonata. Також є безплатні аналоги з дещо обмеженим функціоналом: FreeZvit.
Інше
Гроші в редакцію можуть приходити в межах краудфандингу, коли збирають велику суму маленькими донатами від авдиторії. Також видання може підтримувати інвестор (донор). У випадках залучення інвестора, краще розробити документи, в яких зазначатиметься, що ця людина не має на меті впливати на редакційну політику.
Сьогодні більшість документів можна зробити електронно та зберігати у хмарних сховищах. Для цього є багато різноманітних платних і безплатних сервісів, доступних за електронним цифровим підписом, який також можна отримати безплатно онлайн. Також усі важливі бухгалтерські файли бажано зберігати на захищеному мережевому диску з резервним копіюванням.
Інструменти для документообігу
Є багато програм для роботи з фінансами — все залежить від того, кому що більше до вподоби. Деякі з них платні, проте електронна система документообігу є дешевшою, ніж надсилати документи фізичною поштою. Середня вартість підпису двох контрагентів може складати 20 гривень.
Серед програм для автоматизованого бухгалтерського обліку одна з популярних — це BAS (дуже схожа на 1С — російська система, якою донедавна користувалося багато українських бухгалтерів). Схожим за функціоналом є онлайн-сервіс BookKeeper. Усе залежить від уподобання конкретного бухгалтера, чи фінансового менеджера.
Є програми, які допомагають вести проєктний облік. Але переважно використовують Google-таблиці, де зводять бюджет.
Зручною та ефективною є система, яка на основі шаблонів автоматично генерує документи. Наприклад, в організації можуть бути понад 200–300 контрагентів, де відбувається 1000 або й більше платежів на місяць. Велика проблема — робити багато типових документів для різних цифр. У такому випадку можна написати власну програму на Google Script (або придбати базову версію), яка на основі шаблонів документів генеруватиме типові файли. Далі їх потрібно лише надрукувати або завантажити у «Вчасно».
Фінансовий аудит
Аудиторська компанія — це незалежна інституція, яка перевіряє правильність ведення бухгалтерського обліку, коректність фінансових операцій і підтверджує витрати. Фінансовий аудит потрібний для того, щоб показати — компанія вміє керувати фінансами.
Донори часто віддають аудити на аутсорс. Аудит може показати, чи правильно оформлені документи: для цього порівнюють бюджет проєкту, контракт і все, за що заплатили цими коштами. Також перевіряють, чи правильно перерахували валютні курси продажів, чи не завищували ціни й не оплачували заборонені витрати (наприклад, алкоголь або техніку, якщо донор цього не дозволив).
Внутрішній аудит проводить невелика кількість організацій, тому що це дорого. З іншого боку, це може стати інвестицією в майбутні проєкти. Донори часто запитують про останній аудиторський висновок компанії.
Інший варіант аудиту — це аудит проєктів. Він може бути однією з вимог донора. Тоді компанії в бюджеті виділяють певну суму коштів для самостійного аудиту. Аудиторська компанія після необхідної перевірки складає висновок який відправляє донору.
Складність аудиту та його ціна різниться від технічного завдання. Наприклад, є аудити, які перевіряють кожну платіжку, а є ті, які роблять вибірку (наприклад, кожна п’ята оплата).
Державне фінансування перевіряє контрольно-ревізійне управління (КРУ).
Помилки та відповідальність
Помилки у фінансових процесах можуть статися через неуважність, або, можливо, хтось дійсно спеціально намагався когось обманути або не розібрався детально в процесах, умовах контракту.
Одна з найпоширеніших помилок — переміщення коштів між лінійками витрат без погодження донора. Наприклад, якщо на бюджет проєкту виділяють $10 000, з яких $3 000 — на персонал, $5 000 — на активності, $2 000 — на заходи. Витратити всі $10 000 на персонал не можна.
Організацію можуть внести в чорний список, що унеможливлює співпрацю з донором надалі. Це також може бути повернення коштів або вимоги змінити документи або навіть суд.
Донори часто також залежать від організацій над ними. Якщо грантер витратив кошти не туди, це їхня відповідальність також.
Фінансові ризики
Найбільший фінансовий ризик для медіа та громадської організації — це касовий розрив. Наприклад, коли необхідно виплатити зарплату, на папері в фінансовому плані підписані контракти й акти виконаних робіт, а коштів на рахунку немає (через затримки платежів, погодження звітів тощо). У організаціях таке часто трапляється, коли контракт підписаний, а транш тривалий час не надходить.
Інший фінансовий ризик залежить від прив’язки до джерел фінансування. Наприклад, компанія багато років працювала лише з одним-двома донорами, а після припинення фінансування одного з них або суттєво скорочує свою діяльність, або й існування загалом під загрозою. На жаль, не одне медіа закривалося через брак фінансування, зокрема грантового. Про те, як підготуватися до невідомого, ми писали тут.