На роботі людина проводить чималу частину свого життя. Тож досвідчені HR-и розділили період перебування працівника в компанії на певні цикли. Такий поділ допомагає визначити рівень залученості: найвищий — під час рекрутингу, протягом адаптації та співпраці — варіативний, низький — на завершенні співпраці.

У межах Local Media Relaunch Initiative від Media Development Foundation Оксана Смілка — коуч із 18-річним досвідом роботи в people-менеджменті й операційна директорка продуктової IT-компанії Scalr — на лекції розповіла про те, як відбувається пошук кадрів, а з допомогою яких технік виокремити серед кандидатів «свою» людину, де шукати працівників і що їх питати.

Що впливає на сприйняття компанії як роботодавця

Це про те, що унікального може запропонувати роботодавець, щоб потенційний кандидат звернув увагу на компанію. Важливу роль у залученні нових людей відіграє корпоративна репутація — все, що можна почути, дізнатися чи прочитати про компанію в соцмережах. Тобто, те, що кандидати можуть підсумувати про компанію, спостерігаючи за нею.

Бренд поділяється на внутрішній і зовнішній. Останній формує:

• корпоративна культура — цінності, місія, бачення, атмосфера всередині компанії, включно зі стосунками між співробітниками, принципами управління, комунікацією та прийняттям рішень;
• соціальні ініціативи — участь у соціальних проєктах, відповідальність перед суспільством і навколишнім середовищем;
• робочі умови — комфортність офісу, гнучкість графіку, час для поєднання всіх життєвих сфер працівників, можливість дистанційної роботи; 
• компенсаційний пакет — конкурентна заробітна плата, бонуси, пільги й інші матеріальні й нематеріальні винагороди;
• залученість та утримання персоналу — рівень задоволеності співробітників, їхня лояльність до компанії;
• присутність у медіа — публікації, нагороди й визнання;
• інновації та технології — використання сучасних підходів до бізнесу, готовність до змін, упровадження нового;
• ціннісна пропозиція роботодавця — визначає, як компанія сприймається як роботодавець і внутрішньо, і ззовні, адже йдеться про набір переваг і цінностей, які пропонують працівникам у відповідь на їхню працю;
• репутація на ринку — відгуки й думки про компанію серед клієнтів, партнерів та інших учасників ринку, зокрема й задоволеність кандидата від розмови незалежно від того потрапить він зрештою на роботу чи ні. 

Внутрішній бренд залежить від того, що самі працівники говорять про компанію. За умови високої лояльності, команда пишається своїм робочим місцем і готова рекомендувати роботодавця родичам і друзям, перетворюючись на промоутерів. Так наймати кандидатів буде легше. 

Рекрутинг

Процес найму складається з кількох етапів:

підготовка, формування вимог, складання портрету кандидата, джерела пошуку та, власне, наймання.

Тепер докладніше розберемо кожен із них.

Визначаємо, кого шукає компанія

На цьому етапі необхідно зрозуміти, кого шукає компанія: яка вакансія відкрита, для чого, як ця роль сприятиме досягненню цілей команди, яких результатів необхідно досягнути після наймання нового працівника, які обов’язки передбачає позиція тощо. Чим більше питань і відповідей на них вдасться сформулювати, тим легше відбудеться етап співбесіди.

Важливо визначити, що має знати та вміти хороший кандидат, чи є якісь особливі вимоги, які навички можна зазначити як додаткові, а також як усе це допомагатиме впоратися зі спектром завдань.

Наостанок варто згадати про переваги та труднощі: які сильні сторони вакансії, чим вона приваблює, чи є перспективи розвитку, а також які завдання будуть менш цікавими й рутинними. Це створить додаткову довіру, «продаватиме» вакансію та зацікавлюватиме кандидатів.

Вимоги компанії

На цьому етапі Оксана Смілка радить визначитись, яка інформація розміщуватиметься на платформах пошуку роботи. Наприклад, обов’язково треба вказати кілька слів про компанію, що має знати, вміти й робити кандидат, визначити рівень його підготовки, що натомість пропонує та що цінує компанія. Зокрема, подбайте про:

• чіткі й конкретні вимоги — «вміння працювати в команді» дуже загальна вимога, що не дає кандидатам конкретного уявлення про те, що від них очікують, натомість «досвід роботи в командних проєктах із термінами виконання й регулярними зустрічами для обговорення прогресу» конкретизує, що саме означання «робота в команді» у вашій компанії;
• прямоту й реалістичність — «бажання працювати в динамічному колективі» може навіть викликати тривогу, оскільки не уточнює, що таке динамічний, а «здатність ефективно працювати у швидкоплинному середовищі новин, встигати за дедлайнами й адаптовуватися до змін у пріоритетах» звучить цілком вичерпно;
• уникання кліше — «креативне мислення» може означати будь-що й нічого водночас, на відміну від «здатність генерувати інноваційні ідеї для контенту та пропонувати нестандартні рішення для залучення авдиторії»;
• реальні вимоги — «5 років досвіду роботи з усіма соцмережами» можуть бути нереальними для молодих спеціалістів, тоді як «досвід створення контенту для різних соцмереж (Facebook, Instagram, Twitter) та аналітики їхньої ефективності протягом останніх 2–3 років» підштовхне кандидатів із релевантним досвідом подати заявку;
• уникання надмірних вимог — «ідеальне знання всіх сучасних програм для монтажу відео» може відлякати навіть кваліфікованих кандидатів, натомість «практичний досвід роботи з основними програмами для монтажу відео (Adobe Premiere, Final Cut Pro) й бажання навчатися нових інструментів» дає зрозуміти, що компанія цінує наявні знання й готова інвестувати в навчання нових;
• невизначеність у завданнях — «уміння швидко адаптуватися до змін» краще змінити на «здатність оперативно реагувати на редакційні зміни, включно з редагуванням і публікацією термінових новин».

«Формулюючи вимоги до вакансій, дайте зрозуміти, що саме очікується від кандидатів та як їхній досвід і навички можна буде застосувати в контексті вашої компанії. Це допоможе залучити відповідних працівників, які дійсно підходять для вашої команди», — підкреслює експертка.

Портрет кандидата

Що важливо для нашого кандидата в новій компанії? Що його «драйвить»? Що надихає та які його кар’єрні цілі? Що він цінує й у що вірить? Чи це синхронізується з цінностями компанії? Які його основні риси? Чи має лідерські якості? Що йому не подобається та що стане перешкодою? Відповіді на ці питання допоможуть максимально окреслити, який він — ідеальний кандидат для вашої компанії.

Створення портрета кандидата потрібний HR-менеджерам, щоб цілеспрямовано шукати, відбирати й адаптовувати нових працівників.

Це робить рекрутинг ефективнішим, скорочує час відбору й пошуку та загалом підвищує якість персоналу в компанії.

Портрет кандидата допомагає:

• робити цілеспрямований пошук — окрім швидкого відсіювання резюме, що не відповідають вимогам,  готові характеристики ідеального кандидата пришвидшать створення таргетованих оголошень;
• підвищити ефективність відбору — наприклад, створити чіткі питання для інтерв’ю, щоб легше порівнювати кандидатів із конкретними критеріями;
• адаптувати нових працівників — портрет допомагає визначити, наскільки новий працівник відповідає корпоративній культурі, а розуміння сильних і слабких сторін дасть змогу створити персоналізований план навчання й розвитку;
• поліпшити процес найму — можна коригувати вимоги до вакансій на основі реальних потреб і ситуацій, а аналіз відповідності кандидатів допомагає покращити майбутні рекрутингові кампанії.

Джерела пошуку

• Соцмережі (розсилки, блоги, відеоролики) чи власні сторінки;
• сайт;
• портали з вакансіями (work.ua, robota.ua, linkedIn тощо);
• executive search (пропозиції фахівцям, котрі в пошуку роботи);
• headhunting (пропозиції фахівцям, котрі не шукають роботу);
• навчальні заклади;реферальні програми;професійні спільноти;
• платне розміщення у професійних каналах у соцмережах;
• кадрові й рекрутингові агенції;
• OLX;
• аутсорсингові компанії, лізинг персоналу;
• громадські організації й асоціації людей з обмеженими можливостями;
• спонсорство на тематичних заходах;
• дні відкритих дверей.

Читати також: Чому в регіональних медіа бракує працівників і де їм шукати нові кадри — досвід трьох команд

Софт-скіли важливі

Окрім оцінки хард-скілів кандидата, на цьому етапі можуть стати у пригоді різноманітні моделі. Зокрема модель DISC допомагає визначити стиль поведінки: як людина робить те, що робить. 

Оксана рекомендує звернути увагу на ключові слова, які дають глибше розуміння моделі DISC 

D — Dominance. Два ключових слова: Problems & Challenges (Проблеми і Виклики). Як людина реагує на проблеми і виклики? Розважливо (reflective) чи прямолінійно (direct).

Чим вища оцінка D, тим агресивніше людина приймає виклик чи проблему та більш наполегливою, вольовою й цілеспрямованою буде її поведінка. Чим нижчий чинник D, тим більше в поведінці людини скромності, миролюбності та обережності.

I (Influence) — Люди й Контакти. Як людина взаємодіє з іншими: відкрита (outgoing) чи закрита (reserved).

Чим вищий рівень I, тим більше відкритості, оптимізму та ентузіазму у взаємодії. Чим нижчий рівень I тим більше стриманості, вдумливості, скептицизму в поведінці людини під час спілкування з іншими.

S (Steadiness) — темп і послідовність. Як людина реагує на темп і послідовність оточення: стало (steady) чи динамічно.

Чим вищий рівень S, тим бiльше стабільності, постійності, передбачуваності в поведінці людини. Навпаки, чим нижчий рівень S, тим більше динаміки, активності, нетерплячості й мобільності в поведінці людини.

С (Сompliance) — правила та обмеження. Як людина слідує правилам та обмеженням: точно дотримується (precise) чи намагається створити власні (pioneering).

Чим вищий рівень C, тим більше точності, скрупульозності та дотримання правил в поведінці людини. Вони віддають перевагу рішенням, заснованим на даних і логічній інформації.

Навпаки, чим нижчий прояв С, тим більше новаторського підходу. Вони віддають перевагу роботі в невимушеному середовищі та найкраще працюють під керівництвом лідерів, які довіряють їхній здатності виконувати завдання по-своєму.

Адаптація

Це — один із найважливіших етапів, вважає Оксана Смілка:

«Мабуть, кожен пам’ятає свій перший день у кожній компанії, адже він пов’язаний із певним емоційним станом від того, як вас прийняли. Це перше враження дуже важливе».

Компанія спостерігає, наскільки обраний кандидат відповідає очікуванням, а працівник, відповідно, — наскільки йому комфортно буде працювати далі. 

Преадаптація

Є кілька важливих дій, які необхідно зробити за два дні до того, як новий працівник вийде на роботу. Зокрема, необхідно:

• повідомити всіх відповідальних осіб, наприклад, бухгалтера й HR, про кандидата на посаду, його контактні дані й визначити ментора;
• підготувати робоче місце чи переконатися, що є все необхідне для дистанційної роботи;
• попередити нового члена команди про перелік необхідних документів, які знадобляться в перший день, якщо такі є. 

Перед виходом працівника на роботу, варто спланувати план входження у процеси: що він має освоїти в перший день, тиждень і місяць, хто буде за це відповідальний, ділиться експертка:

«Наприклад, наш HR відповідальний за те, щоб ознайомити з усіма корпоративними стандартами, правилами внутрішньої комунікації, в якій автоматизованій системі ми працюємо, розповісти про нашу культуру та цінності, про те, як у нас організовані всі процеси тощо». Варто окреслити, з якими додатковими ресурсами треба ознайомити кандидата, скільки часу це займе та що вказуватиме, що новий працівник усе засвоїв. 

На кожному з етапів для відповідального за певні аспекти краще створити чек-листи, щоб нічого не проґавити.

Від першого дня до кількох місяців на новій роботі

На перший день мають також бути прописані ролі й дії. Важливо продумати, як зустріти нового працівника та з ким познайомити насамперед, налаштувати доступи, зокрема й до внутрішніх чатів команди. Адже людина на випробувальному терміні — це повноцінний працівник. Якщо йдеться про дистанційну роботу, варто створити «карту новачка», де будуть фото колег і кілька слів по них.

Далі починаються перші кроки на роботі. Новий працівник краще розуміє власну роль, свої функції, які інші командні завдання, стандарти й особливості роботи, план тощо. Через два тижні варто зробити першу зустріч, щоб оцінити проміжний результат роботи новачка та з’ясувати чи все йому зрозуміло.

---

Після першого місяця важливо зібрати перший фідбек від команди. А ще провести адаптаційну зустріч, щоби спитати працівника, чи задоволений він умовами й поділитися враженнями колег. Ця зустріч допоможе скоригувати перші проблемні моменти. Часом через місяць людина демонструє настільки хороші результати, що керівник схоче завершити її випробувальний період достроково. Або навпаки: вирішить, що немає сенсу затримувати людину довше. Однак за будь-якого з варіантів Оксана Смілка все ж радить не поспішати з рішенням: «Для мене дуже важливі цінності й софт-скіли, а тут місяця може бути замало. Оптимальна тривалість випробувального періоду — 2–3 місяці».

---

Протягом другого та третього місяців зазвичай відбувається друга адаптаційна зустріч, де новий працівник демонструє проміжний, а згодом — остаточний результати. Наприкінці третього місяця кожен із відповідальних за адаптацію дає оцінку за своїм напрямом і підсумовує, чи впорався кандидат, чи ні. Окрім того, важливо почути фідбек і від нового працівника й ухвалити спільне рішення про продовження чи завершення співпраці.

Однак закінчення випробувального терміну не означає завершення адаптації, підкреслює експертка: «Адаптація завершується тоді, коли людина прожила з командою всі етапи протягом року: тімбілдинги, річні чи квартальні підсумкові зустрічі, виїзди, корпоративні івенти тощо».

Що далі?

Розвиток й оцінка прогресу

Навіть після адаптації працівника варто стежити за прогресом. Наприклад, через зустрічі віч-на-віч щотижня чи двічі на місяць, щоб поговорити все, що накопичилося, в тому числі особисті питання. Це дасть розуміння як людина розвивається, з якими проблемами стикається, як оцінювати прогрес її роботи й, відповідно, які рішення ухвалювати стосовно її винагороди.

Премії, підвищення й інші винагороди

Ідеться не тільки про матеріальний контекст. Належна увага до цього етапу допоможе втримувати своїх людей. Оксана Смілка радить запровадити нагороди за найрізноманітніші досягнення працівників, наприклад: 

• найоригінальніший формат (новий і незвичний контент, який привернув увагу авдиторії);
• найкраще втілення корпоративної культури (реалізація цінностей компанії у своїй роботі та взаємодії з колегами);
• найкращий візуальний контент (інфографіка, анімація чи інтерактив);
• найкраще використання даних (для створення інформативного контенту);
• найкраща інтерактивна історія (залучення авдиторії через різні медіаплатформи);
• найкращий колаборативний проєкт (співпраця з іншими організаціями, медіа-проєктами чи незалежними творцями контенту);
• найкраще залучення авдиторії (стратегії утримання аудиторії, використання соцмереж та інших платформ для взаємодії із глядачами або читачами);
• найкраще використання технологій (віртуальна чи доповнена реальність або штучний інтелект);
• найкращий гумор (вміння додавати гумор у серйозні теми, створюючи водночас розважальний та інформативний контент);
• найкраща робота зі зворотним зв’язком (упровадження змін на його основі);
• інноваційний проєкт року (створення та впровадження новаторського медіапроєкту чи технології);
• соціально значущий контент (матеріал, що сприяв розв’язанню важливої суспільної проблеми);
• команда року (найефективніша та найзлагодженіша команда, що досягла хороших результатів);
• внесок у розвиток компанії (визнання працівника за особливий успіх компанії);
• за лідерство (працівник, який надихав інших на досягнення високих результатів);
• за сміливість (журналістам, які працювали у складних або небезпечних умовах);
• найкреативніша невдача (визнання працівників, які ризикнули та спробували щось нове, навіть якщо результат не був успішним).

Такі нагороди можуть мотивувати працівників, визнаватимуть їхні досягнення та формуватимуть позитивну культуру всередині компанії.

Припинення співпраці

Як би добре не було команді, приходить час, коли комусь із працівників стає нецікаво. Та мотивація — не єдина причина, чому люди йдуть. Цей етап також важливо проходити правильно. 

Навіть якщо йдеться про звільнення за власним бажанням, керівнику варто приділити час для особистої розмови й з’ясувати причини звільнення, що подобалося й не подобалося в компанії. Також добре, якщо працівник може обрати сам, із ким йому було б найбільш комфортно поспілкуватися. Це потрібно для того, щоб коли знову доведеться шукати кандидатів, ці моменти були враховані та вдосконалені.

Ось кілька порад для exit interview:

• плануйте його заздалегідь — визначте час і місце проведення;
• структуруйте — підготуйте конкретні питання, але будьте гнучкими в розмові;
• додайте гейміфікації — симуляції чи квести для збору інформації про досвід працівника;
• підтримуйте здорову атмосферу — дайте працівникові висловитися, не перебиваючи його, уникайте оборонної реакції на критику навіть якщо вона здається несправедливою;
• документуйте відповіді — пізніше їх треба проаналізувати для вдосконалення внутрішніх процесів;
• своєчасно розрахуйте всі виплати — зарплату, бонуси, компенсації, підготуйте всі необхідні документи для підписання, наприклад, довідку про доходи, сертифікати й рекомендації;
• підготуйте персоналізовані подарунки — щось, що символізувало би внесок працівника в компанію;
• повернення корпоративного майна — обладнання, інструментів, матеріалів, а також відключення доступу до корпоративних систем й акаунтів;
• оголошення команді — подякуйте працівникові за співпрацю.

Аутплейсмент — це процеси чи послуги, котрі надає компанія для підтримки працівників, які звільняються з тих або інших причин. Зокрема, тут ідеться про:

• надання рекомендацій;
• допомогу зі складанням резюме та підказки, що можна покращити;
• надання рекомендацій і порад, як пройти співбесіду;
• консультування щодо позиціювання себе на ринку;
• поширення резюме чи короткого підсумку про працівника у професійних спільнотах HR-рекрутерів;
• поділитися досвідом, на що звертають увагу роботодавці в соцмережах або професійних спільнотах.

Підтримати екологічні стосунки з колишніми працівниками допоможуть:

• підтримка зв’язку через професійні мережі — надсилайте регулярні інформаційні бюлетені з новинами компанії, цікавими подіями й вакансіями, запрошуйте на корпоративні заходи, конференції й інші події;
• позитивні відгуки — за необхідності дайте рекомендації;
• залучення до проєктів — запропонуйте можливість працювати на фрилансі, розглядайте можливість повторного наймання на інші позиції в майбутньому;
• створення спільноти колишніх працівників — там можна обмінюватися досвідом, новинами й можливостями, організовуйте регулярні зустрічі й нетворкінг-події для підтримання зв’язків;
• підтримання професійного розвитку — давайте доступ до навчальних матеріалів і ресурсів навіть після звільнення, пропонуйте менторські програми.

---

Читати також: Чи складно менеджерити онлайн і як керувати командою віддалено? Досвід українських медіа

Стартувати правильно: що треба знати проєктним менеджерам у медіа про першу зустріч із командою