Статус ФОП — це важливий крок до фінансової незалежності для фрилансерів, але його часто оминають через страх бюрократії та податків. Насправді офіційний статус підприємця дає фрилансерам можливість працювати легально, уникати зайвих витрат і стабільно співпрацювати з великими замовниками. 

Щоб розвіяти сумніви та зробити шлях до відкриття ФОП простішим, «Медіамейкер» поспілкувався з Маргаритою Бутусовою, керівницею фінансового департаменту Media Development Foundation, про всі нюанси, що часто хвилюють новачків. 

У нашому матеріалі — про те, як ФОП спрощує роботу, чим відрізняється від інших форм трудових відносин, а також поради, як зареєструвати його швидко.

Що таке ФОП і які ще формати співпраці можливі

Фрилансери можуть обрати різні варіанти оформлення співпраці. Як зазначає Маргарита Бутусова, це може бути трудовий договір із нефіксованим робочим часом, договір цивільно-правового характеру (ЦПХ) або реєстрація фізичної особи-підприємця (ФОП). Кожен формат має свої особливості, обов’язки та податкові вимоги, і вибір залежить від потреб фрилансера та умов роботи.

1. Трудовий договір із нефіксованим робочим часом. Цей варіант підходить для тих, хто готовий дотримуватися певних графіків роботи навіть за гнучким розкладом. Такий договір встановлює мінімальну кількість годин роботи — не менше 32 на місяць. Роботодавець визначає час роботи й виплачує зарплату, навіть якщо обсяг фактичної роботи був меншим. «Кількість таких договорів для компанії обмежена 10 % від загальної кількості трудових угод», — додає Бутусова.
2. Договір цивільно-правового характеру (ЦПХ). Цей формат дає фрилансеру більше свободи в управлінні робочим часом, оскільки обсяг роботи зазвичай вимірюється кінцевим результатом. Проте експертка наголошує, що при довготривалій співпраці ЦПХ можуть трактувати як приховані трудові відносини. «За систематичне виконання роботи за ЦПХ компанія може отримати штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат», — попереджає Бутусова. Замовник, а не фрилансер, зобов’язаний сплачувати податки, зокрема 22 % єдиного соціального внеску, 18 % ПДФО (податок на прибуток або на доходи) та 1,5 % військового збору.
3. Фізична особа-підприємець (ФОП). Цей статус дає фрилансеру змогу займатися підприємництвом із гнучкішими умовами та самостійно сплачувати податки. Бутусова пояснює: «Для цього необхідно пройти державну реєстрацію, але така форма дозволяє фрилансерам легально працювати з юрособами і користуватися спрощеною системою оподаткування, яка для 3-ї групи становить 5 % від доходу та 1 % військового збору». Це робить його вигіднішим, ніж трудові договори чи договори ЦПХ, які передбачають більші відрахування з боку замовника.

Водночас, якщо фрилансер працює без реєстрації як ФОП або без оформлення іншого офіційного договору, то він ризикує зіткнутися з адміністративними штрафами: «Вони за підприємницьку діяльність без реєстрації становлять від 17 000 до 34 000 грн, а за повторне порушення можуть досягати 85 000 грн», — пояснює Маргарита Бутусова.

Раніше ми розпитували українських медійників про їхній досвід фрилансу.

Як відкрити ФОП 

Процес відкриття ФОП максимально простий — усе можна зробити за допомогою застосунку «Дія». Реєстрація безплатна й займає не більше доби, говорить експертка. Водночас можна подати заяву на спрощену систему оподаткування. Вона значно полегшує роботу з ФОП: дозволяє сплачувати єдиний податок замість кількох інших і полегшує облік та звітність.

Загалом є три групи ФОП. Кожен фрилансер обирає ту, яка йому найбільше пасує. «Якщо ФОП має наміри працювати з юридичними особами, то 3 група дає на це право і найкраще підходить для цього. 1 група не може працювати з юридичними особами, 2 група може надавати послуги лише населенню, ФОП та юридичним особам, які є платниками єдиного податку», — пояснює Бутусова. 

Вона також зазначає, що дуже важливо одразу обрати необхідні КВЕДи — коди видів економічної діяльності. ФОП може працювати лише за тими кодами, які вказані в його реєстраційних документах. Тому краще одразу обрати всі необхідні варіанти, адже їхня зміна займає певний час і додає клопотів. 

---

Ось коди КВЕДів для медійників та креативників, які підходять тим, хто працює на фрилансі: 18.20, 58.11, 58.19, 59.11, 59.12, 62.02, 63.11, 63.12, 63.99, 70.21, 70.22, 73.11, 73.12, 73.20, 74.10, 74.20, 74.30, 74.90, 82.99, 90.03. З їхніми назвами, а також з повним переліком кодів можна ознайомитися на сайті Держкомстату. 

---

Щоби правильно дібрати КВЕДи, на сайті «Дія» рекомендують проаналізувати свою діяльність, а саме: 

• чим плануєте займатися;
• від якої сфери отримуватимете основний дохід;
• які додаткові послуги надаватимете;
• ринок збуту (Україна / світ);
• чи дозволений такий вид діяльності для ФОП.

Вигода відкриття ФОП та інші питання про фінанси

«ФОП на спрощеній системі 3-ї групи — один із найзручніших варіантів для фрилансерів, — пояснює Маргарита Бутусова, — Єдиний податок становить 5 % від доходу, а ЄСВ — 22 % від мінімальної зарплати (з квітня 2024 року це 5280 грн за квартал). За бажанням можна сплачувати більше».

Чи можна тимчасово закрити ФОП, якщо немає доходу? Експертка зазначає, що його можна закривати та відкривати протягом року, однак повторна реєстрація на спрощену систему оподаткування 5 % стане доступною лише з початком нового календарного року. 

Як один із варіантів для економії коштів, коли немає доходу, Маргарита Бутусова радить залишити ФОП активним і подавати нульові декларації. Відповідно потрібно буде сплачувати лише ЄСВ, без податків. Також, якщо фрилансер влаштувався на роботу й роботодавець сплачує за нього мінімальний ЄСВ, то сплачувати його за свій ФОП додатково не потрібно.

Ще один варіант для економії — переведення ФОП на загальну систему оподаткування. Це дозволяє не сплачувати ЄСВ за відсутності прибутку, проте повернутися на спрощену систему можна буде лише за рік. Тож варто враховувати й часові обмеження. 

Загалом, як пояснює Бутусова, вигідніше не закривати ФОП, а залишати його активним, особливо якщо доходи надходять нерегулярно.

Чи може медіа оплачувати податки фрилансера?

Фрилансер не може домовитися з медіа про сплату його податків, оскільки це суперечить податковому законодавству України. Таким чином платником податку мусить бути безпосередньо фрилансер, а джерелом сплати податку буде його дохід, отриманий від медіа, говорить експертка. 

Робота з іноземними валютами

Щоб отримати платіж в іншій валюті, потрібно відкрити валютний рахунок. Наприклад, у застосунку Monobank цей процес займає кілька хвилин. Щоб оподаткувати отриману суму, її необхідно продати в онлайн-кабінеті банку для зарахування на гривневий рахунок ФОП. Далі — перевести на особистий гривневий рахунок для власних розпоряджень. 

Ведення ФОП: самостійно чи з бухгалтером

Бухгалтерський облік та фінансова звітність для ФОП можуть бути як простими, так і складними — усе залежить від кількості операцій і процесів, до яких ви як ФОП залучені. Фрилансерам найчастіше достатньо правильно оформлювати первинну документацію: договір, рахунок і акт виконаних робіт. Усі документи мусять містити обов’язкові реквізити: назву, дату складання, інформацію про підприємство, деталі господарської операції, підпис тощо. «Щоб не витрачати час на оформлення кожного разу, можна створити або замовити в юриста шаблони цих документів», — радить Маргарита Бутусова. 

Самостійне ведення ФОП

Для ефективного управління ФОПом важливо навчитися користуватися банківським рахунком у клієнт-банку. Це знадобиться для переказів доходу з рахунку ФОП на особистий, сплати податків, отримання валютних платежів та їхнього продажу, а також перегляду виписок та реквізитів.

«Сучасні сервіси банків досить інтуїтивні, й навчитися працювати з ними можна швидко».

Маргарита Бутусова

Податкову звітність потрібно подавати раз на квартал. Податки — єдиний податок (5 %) і ЄСВ (22 % від мінімальної зарплати) — також сплачуються щоквартально. Наприклад, із квітня 2024 року ЄСВ становить 5280 грн на квартал. Терміни для подання звітності:

• податкові декларації — протягом 40 днів після закінчення кварталу;
• єдиний податок — сплачується протягом 10 днів після подання декларації;
• ЄСВ — протягом 20 днів після завершення кварталу.

Самостійне ведення ФОП підходить для тих, хто має невелику кількість операцій і готовий витрачати від 30 хвилин до години на заповнення звітності. Для цього варто ознайомитися з функціональністю Електронного кабінету платника податків, де можна подавати декларації та здійснювати платежі онлайн.

Робота з бухгалтером

Бухгалтерські послуги значно спрощують життя фрилансера. Бухгалтер може взяти на себе подання звітності, сповіщення про податкові строки, створення документів і навіть управління банківським рахунком. Як зазначає Бутусова, ведення ФОП бухгалтером коштує від 500 до 1500 грн на місяць залежно від обсягу послуг. Додаткові послуги, як-от зміна КВЕД, закриття ФОП чи створення шаблонів документів, можуть оплачуватися окремо.

Водночас експертка радить ретельно підходити до вибору бухгалтера: «Важливо зважати на репутацію фірми, в якої замовляються послуги. Бухгалтеру обов’язково мати підтвердження кваліфікації (диплом про вищу освіту, резюме з досвідом). Особиста розмова теж не менш важлива: так ви можете зрозуміти, чи будуть надані в подальшому консультації вам зрозумілі».

Загалом робота з бухгалтером зменшує залученість фрилансера до технічних питань, але збільшує витрати.

Тому для невеликих обсягів роботи може бути вигіднішим самостійно вести облік і звітність.

Як повномасштабна війна змінила умови ведення ФОП

З початком повномасштабного вторгнення правила для ФОП зазнали значних змін. Одні з них вже впроваджені, інші — на етапі розгляду. Бутусова виділила ключові:

• Скасування податку 2%. 1 серпня 2023 року уряд скасував спеціальну систему оподаткування, що давала змогу сплачувати єдиний податок за зниженою ставкою 2 %. Ця норма діяла з початку повномасштабної війни для підтримки бізнесу, але тепер підприємцям довелося повернутися до стандартних ставок.
• Нововведення: військовий збір для ФОП. Очікується, що незабаром набуде чинності законопроєкт №11416-д, який запровадить для ФОП військовий збір у розмірі 1 % від доходу.
• Звільнення від ЄСВ на окупованих територіях. Для ФОП, які зареєстровані на тимчасово окупованих територіях, діє звільнення від сплати єдиного соціального внеску (ЄСВ). Ця норма передбачена розділом 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
• Повернення обов’язкової сплати ЄСВ. Фізичні особи-підприємці знову будуть зобов’язані сплачувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ) у 2025 році. З початку війни у лютому 2022 року цей платіж був необов’язковим. Мінімальна ставка ЄСВ становить 22% від мінімальної заробітної плати, яка у 2025 році залишиться на рівні 8000 гривень. Це означає, що щомісячний платіж для ФОПів складе 1760 гривень, а за рік — 21 120 гривень. Загалом сплата ЄСВ необхідна для нарахування страхового стажу, який впливає на розмір майбутньої пенсії. Відсутність внесків означає, що страховий стаж не зараховується, що може суттєво зменшити пенсійні виплати у майбутньому.

Гранти та доходи від реклами: як медіа співпрацювати з ФОП

У роботі з грантами та рекламними контрактами медіа часто залучають ФОП для виконання послуг, адже це зручно й вигідно як для редакцій, так і для підрядників. Однак важливо дотримуватися правил, щоб уникнути податкових ризиків.

«Медіа, які отримують гранти, повинні забезпечити правильний бухгалтерський облік, щоб уникнути неточностей у звітності. Грантові надходження, витрати та закриття гранту мають бути чітко відображені в обліковій політиці. Якщо медіа залучає ФОП для виконання послуг у межах гранту, підприємець мусить мати відповідний КВЕД, що відповідає виконаній роботі», — зазначає Бутусова.

Вона пояснює, що в разі отримання доходу за відсутнім КВЕДом підприємець зобов’язаний оподаткувати цей дохід за підвищеною ставкою 15 %, після чого переходить на загальну систему оподаткування. Також, якщо дохід, отриманий за відсутнім КВЕДом, не буде відображений у податковій декларації, він підлягатиме оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Для доходів від рекламних контрактів необхідно використовувати КВЕДи, які відповідають типу рекламної діяльності. Наприклад, розміщення реклами онлайн підпадає під КВЕД 63.12 (вебпортали), а рекламні кампанії чи інші послуги з просування — під КВЕД 73.11 (рекламні агентства). Раніше ми писали про інші законодавчі вимоги до розміщення реклами.

Корисні ресурси 

Маргарита Бутусова рекомендує кілька ресурсів, які будуть корисними для реєстрації та ведення ФОП, допоможуть розібратися в податкових нюансах і спростять щоденну роботу фрилансера. 

Для управління податками експертка радить сервіс Taxer.ua, де можна знайти податковий календар, що нагадує про терміни сплати податків та подання звітів. Платформа також дає змогу оплачувати податки онлайн, перевіряти заборгованості та отримувати квитанції. База знань довідника пропонує покрокові інструкції для підприємців, від внесення платежів до розрахунку податкових зобов’язань.

Для швидкої реєстрації ФОП зручно використовувати застосунок «Дія», де можна безплатно подати заяву, вибрати КВЕДи й одразу перейти на спрощену систему оподаткування. У «Дії» також є розділ з поширеними питаннями, який стане в пригоді новоспеченим ФОПам.

Якщо ви шукаєте навчальні матеріали, зверніть увагу на YouTube-канал «Про Податки ФОП — Михайло Смокович», який просто пояснює тонкощі звітності, роботи з банками та зміни в законодавстві. Ще одним корисним джерелом є 7eminar, де можна знайти курси для підприємців із юридичних, бухгалтерських і податкових питань.